腦袋不好使! List 媽媽

最後一個甜甜圈不要拿(4)-你不能不知道的職場禮儀

【Don’t take the last Donut】

作者：茱迪斯‧博
出版社：遠流
出版日：2008.05.01

【8．高效能的簡報技巧】

¨          P152 高效能的簡報技巧

n           能充分掌握談話內容對於贏取信任非常重要，『一旦聽眾察覺你的弱點，你就完了』由於沒能充分掌握談話內容，以至於無法充滿自信地侃侃而談，將會損害你的公信力。

n           選擇高質感的深色專業衣著

n           選擇符合專業形象的鞋子：男性應該穿綁鞋帶的正式黑皮鞋，女性應該穿傳統包頭鞋，不要露出腳趾或後跟。

n           一旦開始做簡報：

u          開場白：幽默仍然是幫助聽眾放鬆的好方法，不過和主題完全不相干的笑話或幽默的小故事卻一點都幫不上。

u          介紹報告內容：先做個概要的介紹，讓聽眾知道可以預期有哪些內容，要記住，你努力的目標是建立信任，贏的進一步發展關係的權利，必須讓他們知所預期，徵詢是否可以繼續推進。

u          走下講台：只要有機會，我都進走下講台，消除舞台造成的障礙，拉近和聽眾之間的關係。

n           視覺輔助工具和簡報軟體：

u          你應該站在哪裡？建議你可以考慮站在視覺輔助工具的左邊，讓聽眾先看到你。任何視覺輔助工具，EX：Powerpoint軟體、投影機、講義等等，都應該只是小道具而已，不應該成為簡報的焦點，你才是真正的主角。

u          關於簡報軟體，要注意：作簡報時，絕對不要逐字讀出幻燈片上的內容。最侮辱人的事情莫過於要求別人花時間來聽你簡報，結果卻發現你只不過是逐字逐句地唸出幻燈片上的內容。你的聽眾也認的字，他們自己會讀！你最重要的資產是你的眼睛，用你的雙眼直接和聽眾眼神交會。先從坐的最遠的聽眾開始，注視折他們，和他們眼神交會，表達你的關注後，把目光轉移到另外一位坐在遠處的聽眾臉上，注視著他，表達你的關注。你的挑戰在於，應該讓每一位聽眾都覺得你好像在直接對他說話。

n           要知道當你說話或聆聽及回答別人的問題和意見時，你的目光可能會四處遊走。當你仰望天空或天花板時，隱含的意思是「老天爺幫幫忙」，這樣可無法為你塑造權威的形象。眼神游宜可能暗示聽眾，這個人有一點靠不住。往下看和停頓可能顯示你是個深思熟率的人，想要給聽眾最正確的回應。

n           手不要亂動，盡量少用手勢。雖然你不想讓手臂硬梆梆地垂在身體兩側，但過度誇張的手勢可能讓聽眾分心。盡管某些國家可以接受誇張的手勢，但一般而言，過大的手部運作仍然可能恩分散注意力，所以最好還是少用手勢。

n           回答問題：報告人在聽眾提問的時候，常常都會回答：「這是個好問題」或「這個問題問的太棒了」。然而有一次在研習會上，有人分享了一個小故次，我也樂於在此和各位分享。他說，有一次當他這樣說時，有位聽眾回答：「我不知道你們還會替我打分數」因此，我們會建議，報告人在回答問題時，不妨說：「謝謝你問問題。」然後就秉持專業權威，回答問題。如果現場有很多聽眾，你可能需要先重敘一遍問題，然後再回答。如果聽眾覺得你再為問題打分數的話，等於也在暗示其他人問的問題不夠好。

n           不妨考慮使用一個經常受到忽視的工具：停頓。由於幾乎有9成五的成人在參加會議或發表演說之前，都心情忐忑、焦躁不安，因此往往急急忙忙地趕快報告完畢。請務必明白，放慢速度和偶爾停頓一下，將帶來莫大的好處，因為如此一來，你才有機會強調重點，靜止的時刻對你而言可能長的不得了，不過對聽眾而言，這只不過是小小的停頓，正好拿來思考前面聽到的內容。

n           要小心沒有意義的語詞。刪除像「嗯」、「你知道」、「就是說」等字眼。這些都是一般人平常聊天時拿來填補空檔的常用語詞，不過用在專業報告中就不太妥當，會削弱你想傳達的訊息，產生負面效應，顯示報告人要不就是太過年輕、缺乏經驗、過度緊張，要不就是準備不足。沒有意義的語詞通常都會令聽眾分心。我聽過ㄧ個故事：有位報告人準備充分，內容精采，但是因為他不斷說「然後」這個口頭禪，結果聽眾反而忽略了他的報告內容，開始數他共說了多少次「然後」。

n           為精采的報告做個漂亮的總結：首先謝謝聽眾大駕光臨，謝謝他們撥出寶貴的時間來參加。然後謝謝邀請你來的主辦人和介紹你出場的人，同時也應該提一下促使活動成功舉辦的助理或其他工作人員的名字。當你說出他們的名字時，目光一定要注視著他們，語氣真摯而誠懇。發表結語和謝詞時，微微鞠躬也很得體。最好走到門口，和每個人握手，再度親自向他們道謝，謝謝他們撥冗ㄖㄨㄥˇ參加這次活動。和他們道別時，如果你記得他們的名字的話，不妨直接唸出他們的名字，也可以參考他們身上別的名牌。親自在門口送客，再度和來賓握手，並且向他們道謝，是真正專業的表現，顯示你對他們真誠的尊重和感激。

n           萬一在台上打噴嚏或咳嗽：

u          應該轉過身去，不要面對聽眾，這個規則適用於所有的身體機能，包括喝水的時候也一樣，要記住，即使你已經把頭轉開，麥克風仍然可以接受到你的聲音。

n           萬一聽眾的樣子顯得很無聊

u          自己先振作起精神，透過聲音和肢體語言把你的活力傳達出去，發揮感染力，改變話題和站立的位置。

n           萬一你需要轉身過去，背對聽眾

u          當你需要在白板或掛圖上寫字或做其他事情，因此需要轉過身去，背對聽眾時，應該先說：「對不起，請恕我必須背對各位。」

【9．開會禮儀】

¨          P177

n           你終於敲定了一場重要會議，開會的對象是你極力爭取的大客戶。你抵達會議室，站在會議桌旁等候客戶，等到主人就座後，你才坐下來。問：你的手應該擺哪兒呢？放在會議桌上，還是膝蓋上？手放哪兒，究竟有沒有關係？答：把手放在桌上別人看的到的地方。古時候，如果你把手藏在「檯面下」，可能表示你手裡暗藏著武器。

¨          P182 等候的時間，應該做什麼？

n           進入大廳，就要開始注意下個階段的會議禮儀。你向櫃檯接待人員報出自己的名字，把名片遞給他（印了字的那一面朝上，所以他不必把名片翻過來看）。這是對接待人員的一種禮貌，能幫助他更準確、更有效率地為你通報，並及早聯繫到你要拜訪的對象。你看著桌上或他胸前的名牌稱呼他，並把名片遞給他，這樣做可以避免他在通報時，把你的名字說錯了，或再問你一遍：「請問你剛剛說您代表哪一家公司？」、「櫃公司的名稱該怎麼拼？」遞名片可以幫助接待人員為您通報時，發揮更高的效率。接待人員為你通報後，可以請他告訴你最近的盥洗室該怎麼走。然後最後一次檢查一下自己的儀容：髮型、化妝、服裝、口氣等等。一定要記得洗手，並且把手擦乾，所以等一下握手時，手才不會黏答答的。回到接待區域後，他們也許通知你，會議可能會耽擱個15~20分鐘，請你先到他們豪華漂亮的接待室坐一下。問：你應該接受他們的好意嗎？答：最好婉謝這位訓練有素、高效率的接待人員的好意。雖然他們告訴你，會議挳能會耽擱15~20分鐘，但很多時候，對方不到5分鐘就出現了。結果發現你舒服地坐在那兒，或正在一心多用，處理其他事情。無論是哪一種狀況，都暗示你目前在做的事比和他們開會更重要。而且，這樣做會讓你脫離原本「準備就緒」的狀態，是致命的錯誤。所以，盡管他們告訴你15~20分鐘後才後開會，千萬不要像其他競爭對手一樣，忍不住就坐下來放鬆一下。

n           在等待的時間中，最好乖乖站在那裡等候，讓自己保持沉著，維持正準備就緒的狀態中。當主人出現或有人來帶你去會議室時，看到的你將是自信而專業、成竹在胸、而且準備充分的。請記住，觀感就代表了別人眼中的真相。問：當你和主人（或帶你去會議室的人）一起離開接待區時，誰應該走在前面？答：主人走在前面。即使訪客是女性，而主人是男性，也不例外。商場上並不要求女士優先的禮儀，更何況他是主人，當然應該由他帶路！

¨          P185 在對方辦公室開會時

n           當主人在場時，第一條入座守則是：總是讓主人先入座。如果主人請你自己挑選座位時，那麼就盡可能選擇和主人只隔個桌角的座位，而不要坐在他的對面，才不會讓會議桌形成你們發展關係的障礙。還有，如果有選擇的話，盡量挑選最不舒服的椅子。如果你舒服地坐在豪華的皮椅上，你可能會變的太過放鬆，精神也比較渙散，以至於自己的專業形象受損。如果坐在不太舒服的椅子上，就不得不坐直一點，把身子往前傾，專心聆聽，因此顯的精神抖擻。

n           最好只坐在椅子前2/3的部份，不要坐在椅子邊，或整個人往後靠（很容易變的沒精打采的）。當你只往後坐3分之2的位子時，你的背部和椅背會呈V字型。這樣的姿勢能表示你想和對方產生連結，你希望全神貫注他們身上，和他們做生意。

n           你的腳應該穩穩踩在地上，如果你交叉雙腿，那麼鞋底應該朝向地板，不要露出鞋底非常重要，因為在有些文化中，以腳底示人被認為是羞辱別人的行為。在亞洲、拉丁美洲、阿拉伯國家和歐洲、腳底都是身體最低下的部份。

n           女士交叉雙腿時，兩腿最好在腳踝或膝蓋的地方重疊，坐的時候把雙腿斜向一邊。

¨          P187 在會議室開會時

n           如果你抵達會議室時，主人請你隨便做哪都可以，那麼你可要好好把握機會，挑選會議室中最有力量的座位：面對門口的位置。如此一來，你可以清楚看到進進出出的人，同時也能完全掌握整個會議桌和與會者的狀況。坐在會議桌的主位會讓你站在有利的位置，可以掌控整個會議室。

n           羅德島普維登斯的第一浸信會教堂是美國史上第一座教堂，同時也是最著名的教堂。一般的教堂建造時通常都讓牧師面對門口。然而，由於牧師往往把全副注意力都放在宗教儀式上，而不會注意有誰走進教堂，所以這所教堂刻意讓會重的座位面向門口，因此他們可以注意到外面有沒有印地安人正在接近。

n           依照聖經的傳統，貴賓通常都坐在主人右側。如果有兩人一起作簡報，那麼另外一位簡報人最好坐在你的對面，而不是與他比鄰而坐。如此一來，你們兩人在報告的時候，可以透過眼神接觸和肢體語言有效溝通，共同掌控會議室的狀況。

n           在所有與會者入座前，也是和每個人接觸、握手、自我介紹、交換名片的好時機。可能的話，最好蒐集到所有與會者的名片，並好好保管。最好很有技巧地按照每個人坐的位置把名片排在文件夾旁邊，所以開會時如果需要提到某人，你可以很容易叫出他們的名字，充分展現對與會者的尊重，同時也隨時掌控全局。最好隨時把名片準備好，因此在需要的時候，你可以準確地提及與會者的名字及他們的專業領域。

n           你應該在短短的致意和介紹詞中注入活力：「哈囉，我的名字是XXX，XX公司的經理。非常感謝XX先生邀請我到貴公司來討論敝公司得專長－專業禮儀，很容易今天能應邀來到貴公司。謝謝你們！」一定要預先準備好一段話，簡單扼要地介紹你是誰，以及你能為他們做什麼。

¨          P190 攜帶輕便的公事包

n           問：如果你來拜訪我的時候，帶著大大的公事包，我會做何感想！答：這樣做很可能暗示客戶，這個會議只是你今天獲這個星期的眾多會議之ㄧ，他不會覺得自己是獨一無二的重要客戶。平常最好準備二、三個高質感的專業公事包，EX：大中小公事包各一。

n           在你打開資料夾之前，不妨先有個小動作：詢問客戶，你能否記筆記。事實上，大家原本就預期你會做筆記。不過透過事先徵詢的動作，你以更有禮貌的方式，展現對主人的尊重。這個小小的動作能帶來很大的效果，讓別人對你另眼相看。

¨          P191 開會時，可以享用茶點嗎？

n           假如主人問你要不要咖啡？茶？點心？我的建議是：最好禮貌地婉拒。

n           但如果對方顯然花了很多時間，費心為你準備了你最愛的食物。這種時候，不接受別人的好意反而失禮，不過最好淺嚐即止。

¨          P193 掌控時間

n           會議開始時，就先說明議程和時間，清楚告訴與會者你的報告時間，以極將探討的議題有哪些，然後說明目前的時間，以及會議預計在什麼時候結束。讓聽眾曉得最後會不會留一段時間讓他們提問。先把議程印好，並且多準備幾份，在開會前發放。這樣做可以提昇你的專業形象，顯示你除了有宏觀的視野，也能關照細節。

n           問：如果有人遲到，你該怎麼辦？需要重新來過嗎？答：雖然你希望所有與會者都能同步接收到相同的資訊，但是你也不想逞罰那些準時的人，讓他們枯坐在那兒再聽一遍早已聽過的內容。所以，該怎麼做決定完全要看遲到的人職位多高而定，還有要看他遲到了多久。EX：萬一公司總裁遲到了，位她重新再說一遍剛剛報告過的內容，是很合理的事情。顯然，公司總裁對於會議的成果有舉足輕重的影響，因此他需要掌握所有的相關資訊，才能做決定。不過，對方也可能很有禮貌地推遲了，建議你繼續報告，表示待會兒做最後的決定之前，再找他補充報告即可。如果遲到的人曾及比較低，或許只需要以演神像他致意，遞給他一份議程，同時簡短地以一、二句話概要說明剛剛報告過的內容和目前的進度，以表示禮貌即可，並不需要打斷會議的進行。當然，還要看他究竟遲到了多久而定。如果他指遲到幾分鐘的話，那麼盡管為他重新報告一次無妨。遲到半小時的話~一小時的話，就適用剛剛提到的職位高低的原則了。