本文取材自《老闆開口前就完成了!》,臉譜出版。整理 / 陳立唐

文章來源《經理人月刊》11月號

在職場上,每個人都希望自己是個「能幹」的人。而所謂能幹,最簡單也眾所公認的定義,就是「工作速度快」。

日本知名教育學者齋藤孝在新作《老闆開口前就完成了!》提到,若想受到上司賞識,就得盡可能培養出讓人「看得上眼」的速度。然而,這並非一般所說「增加效率」等之類的抽象口號,而是要徹底學會「一分鐘工作術」。

或許有人覺得「一分鐘」完成工作是天方夜譚,但齋藤孝解釋,很多工作事實上都可以先在一分鐘內勾勒出輪廓,好讓接下來的進行過程更順暢無礙、迅速完成。

針對以下平常會遇到的工作情境,想要試著磨練自己的「一分鐘工作術」,不妨參考齋藤孝的建議,以強化自己工作實力,成為老闆心目中的「可造之材」,獲得更多的成長和升遷機會。

1.運用Q&A,一分鐘快速提案:
關著燈的會議室,加上毫無重點的簡報,總是讓人昏昏欲睡。齋藤孝指出,與其消耗大家的時間和精神,不如將提案內容濃縮在一分鐘內,更能吸引大家的注意。
首先,將簡報大綱集中在一張A4提案單裡,其中針對欲討論的議題,點出「發生什麼?」「原因何在?」「該如何解決?」等問題,同時提供自己的見解。一旦拋棄前言、直接切入主題,就能在一分鐘內簡潔地表達看法。

2.兩個問題、三秒回答,一分鐘快速發想:
創意發想時,腦袋總是一片空白,「不知道要想什麼」。因此,齋藤孝提供了兩個一分鐘發想的切入點:思考「乍看不同的事物有何共通點」,及「乍看相同的事物有何差異點」。

比方說,同屬於日本少女偶像團體,早安少女組和AKB48就在行銷手法和表演方式都有所不同;或者看似不一樣的鮮切水果盒和自助餐,其背後的隱含意義,其實都是試圖「節省消費者自己做菜的麻煩」。

問完這兩個問題,還必須要求自己在3秒內開始作答,並在20秒內結束回答。齋藤孝強調,唯有快速和積極,好創意才能脫穎而出。

3.挑出關鍵句,一分鐘快速吸收資訊:
對於工作者來說,「閱讀」最重要的意義就是「在最短時間內,從最多的資料中,獲取最優質的內容。」對此,齋藤孝說明,學會「一分鐘閱讀」的關鍵就在於拋棄「細讀」,以最「方便搜尋」的想法取而代之。

因此,拿到資料後,可試著以每頁10秒鐘為目標,快速地瀏覽標題、圖表、內容重點、摘要,同時拿筆圈出「覺得重要」的部分、並在該頁摺角。之後,再翻回到一開始所做的每一個記號處,以邏輯力和聯想力重新組織重點,即能有效掌握大部分的文章主軸。

更多精采內文請詳見本期《經理人月刊》11月號

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溜小人, 累老人

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