腦袋不好使! List 媽媽

整理．撰文 / 陳立唐 編輯 / 陳清稱


無論採用何種蒐集、整理方法，第一步就是「整理腦袋」，要先知道自己需要什麼，後續的蒐集行為才有意義，面對大量資訊時，從中汲取菁華，將資訊化為知識。


提到資料蒐集，人人都能說出一套做法。有些人只要資料看起來重要或有點意思，就不分青紅皂白地先儲存下來；有些人則是一股腦兒地累積成堆文件檔案，結果不但看不完，也無力將資料變成對工作有用的知識。


事實上，無論採用何種蒐集方法，最開頭的第一步，就是先「整理腦袋」。整理腦袋可分成兩個層次：
1.方向的整理：知道自己需要什麼，如此後續的蒐集行為才有意義。
2.思緒的整理：面對大量資訊時，抽絲剝繭從中汲取最菁華部分，以提升個人工作的品質。


確定目標，蒐集動作更聚焦
針對方向上的整理，《整理達人》一書作者坂戶健司指出，一般的商務人士最需要的資訊，大致可歸納為工作相關、興趣相關及一般常識等3類。


就工作相關來說，以某位剛上任的行銷主管為例，他的工作內容主要是規畫產品的行銷策略，並且在每一季的組織策略會議中上台報告。因此，舉凡市場調查、產業脈動、消費者偏好觀察報告等能夠讓他充實簡報內容的資訊，就是他所需要的。同時，他也必須參考良好的簡報範本、或精采的演說程序，以具備完善的表達能力。


對他而言，因為任務明確、方向聚焦，所以和工作無關的枝節，就無需納入考慮。

至於興趣，則是因人而異。想想看，你很喜歡重型機車，於是你上網搜尋所有與重機有關的新聞、部落格，加入愛好者組成的論壇、騎車會等。或是有些人因為特別關注心靈成長、健康養生等話題，因而會去閱讀相關書籍、參與相關聚會。這些蒐集行為，都是因「目標明確」而有的具體展現。


另外像一般常識，諸如國內外政經事件、花邊新聞、體育消息等，雖不見得會提升個人知識水平，但是能夠掌握當前的趨勢動態，同樣是現代工作者基本的要求。

整理思考，由「質」取代「量」
然而，即使已確定方向，面對不斷湧現的龐雜資訊，我們還需要進階地篩選、整理、消化，最終才能得出有品質、可應用的資訊。


《這樣思考，人生就不一樣》作者外山滋比古在書中提到，「資訊」必須經過層層轉化，才能變為「知識」。舉例來說，大部分的新聞報導多半只傳達「事實」，而不說明這個事實存在什麼樣的意義，所以屬於「資訊」的層次。


但如果翻到社論，由於社論基本上是從現有的新聞資料，再重新包裝展開，它可能對比事件的異同、深入探討、也可能挑戰假設，讀者需要更多的投入，才能剖析其中的道理，這就可視為一種「知識」。


因此，外山滋比古認為，思考或知識的整理，不該只局限在「量」的範疇，還要真正做到「質」的變化。他建議，可藉由摘取重點、抄錄筆記的方式，讓雜亂的資訊在腦中排列整齊，然後再透過分析、類比、歸納等科學方法，進一步地找出許多網路查不到、別人不知道的絕佳情報。經過這些準備工作，漸漸地就會形成一個較高層次、較抽象的原理原則，也就是勝間和代在《新．知識生產術》書中提到的「架構力」的概念。


我們平常使用的4P、3C、STP、PDCA、專案管理九大領域等知識架構，都是從大量事實與觀察中一再萃取並歸結出的框架，讓我們在面對全新、不熟悉的事物時，得以在第一時間內擁有合宜的判斷基準，進而快速擴大攝取資訊的範圍，也強化知識的理解。


沒有方向的蒐集，形同大海撈針而徒勞無功；沒有整理的資訊，也只是堆疊檔案而無法產生知識。唯有兩者皆備，才能確實提升自身的情報戰力，使你在高度競爭的職場中，成為不可或缺的人才。