整理.撰文 / 陳立唐 編輯 / 陳清稱


無論採用何種蒐集、整理方法,第一步就是「整理腦袋」,要先知道自己需要什麼,後續的蒐集行為才有意義,面對大量資訊時,從中汲取菁華,將資訊化為知識。


提到資料蒐集,人人都能說出一套做法。有些人只要資料看起來重要或有點意思,就不分青紅皂白地先儲存下來;有些人則是一股腦兒地累積成堆文件檔案,結果不但看不完,也無力將資料變成對工作有用的知識。


事實上,無論採用何種蒐集方法,最開頭的第一步,就是先「整理腦袋」。整理腦袋可分成兩個層次:
1.方向的整理:知道自己需要什麼,如此後續的蒐集行為才有意義。
2.思緒的整理:面對大量資訊時,抽絲剝繭從中汲取最菁華部分,以提升個人工作的品質。


確定目標,蒐集動作更聚焦
針對方向上的整理,《整理達人》一書作者坂戶健司指出,一般的商務人士最需要的資訊,大致可歸納為工作相關、興趣相關及一般常識等3類。


就工作相關來說,以某位剛上任的行銷主管為例,他的工作內容主要是規畫產品的行銷策略,並且在每一季的組織策略會議中上台報告。因此,舉凡市場調查、產業脈動、消費者偏好觀察報告等能夠讓他充實簡報內容的資訊,就是他所需要的。同時,他也必須參考良好的簡報範本、或精采的演說程序,以具備完善的表達能力。


對他而言,因為任務明確、方向聚焦,所以和工作無關的枝節,就無需納入考慮。

至於興趣,則是因人而異。想想看,你很喜歡重型機車,於是你上網搜尋所有與重機有關的新聞、部落格,加入愛好者組成的論壇、騎車會等。或是有些人因為特別關注心靈成長、健康養生等話題,因而會去閱讀相關書籍、參與相關聚會。這些蒐集行為,都是因「目標明確」而有的具體展現。


另外像一般常識,諸如國內外政經事件、花邊新聞、體育消息等,雖不見得會提升個人知識水平,但是能夠掌握當前的趨勢動態,同樣是現代工作者基本的要求。

整理思考,由「質」取代「量」
然而,即使已確定方向,面對不斷湧現的龐雜資訊,我們還需要進階地篩選、整理、消化,最終才能得出有品質、可應用的資訊。


《這樣思考,人生就不一樣》作者外山滋比古在書中提到,「資訊」必須經過層層轉化,才能變為「知識」。舉例來說,大部分的新聞報導多半只傳達「事實」,而不說明這個事實存在什麼樣的意義,所以屬於「資訊」的層次。


但如果翻到社論,由於社論基本上是從現有的新聞資料,再重新包裝展開,它可能對比事件的異同、深入探討、也可能挑戰假設,讀者需要更多的投入,才能剖析其中的道理,這就可視為一種「知識」。


因此,外山滋比古認為,思考或知識的整理,不該只局限在「量」的範疇,還要真正做到「質」的變化。他建議,可藉由摘取重點、抄錄筆記的方式,讓雜亂的資訊在腦中排列整齊,然後再透過分析、類比、歸納等科學方法,進一步地找出許多網路查不到、別人不知道的絕佳情報。經過這些準備工作,漸漸地就會形成一個較高層次、較抽象的原理原則,也就是勝間和代在《新.知識生產術》書中提到的「架構力」的概念。


我們平常使用的4P、3C、STP、PDCA、專案管理九大領域等知識架構,都是從大量事實與觀察中一再萃取並歸結出的框架,讓我們在面對全新、不熟悉的事物時,得以在第一時間內擁有合宜的判斷基準,進而快速擴大攝取資訊的範圍,也強化知識的理解。


沒有方向的蒐集,形同大海撈針而徒勞無功;沒有整理的資訊,也只是堆疊檔案而無法產生知識。唯有兩者皆備,才能確實提升自身的情報戰力,使你在高度競爭的職場中,成為不可或缺的人才。

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